Koçluğun en gerekli olduğu zamanlar bireylerin veya kurumların değişimden geçtiği dönemlerdir. Bu dönemleri en verimli şekilde geçirmenin yolu İnsan Kaynakları süreçleri içine koçluk uygulamalarını yerleştirmektir. Peki nasıl?

Öncelikle çalışanların oryantasyon sürecindeki asli sorumluluk çalışanın ilk amirine yani yöneticiye aittir. Yöneticinin yükünü hafifletmek için İnsan Kaynakları birimleri çeşitli kurumsal koçluk sistemlerini hayata geçirebilirler. Bunlar en iyi örnekler “Buddy” sistemleri veya “Onboarding” koçluğudur.

“Buddy” sistemleri işe yeni başlayan tecrübesiz veya az tecrübeli çalışanlar için uygundur. Buddyler kurum kültürünü benimsemiş, kurumsal değerli sergileyen ve iletişim becerileri güçlü olan tecrübeli çalışanlar arasından seçilir. Göreve başlamadan önce temel koçluk ve mentorluk becerilerini öğrenecekleri bir eğitimden geçerler. Yeni çalışanları işe başladıkları ilk gün buddyleri karşılar. Buddynin yeni çalışanla aynı bölümden olması tercih edilir. 

Buddy neler yapar:

·    Yeni çalışanı kurum içinde gezdirir, bölümdeki diğer kişilerle ve iletişimde  olacağı diğer bölüm çalışanlarıyla tanıştırır.

·    Günlük işleyişte kullanacağı çeşitli formları nereden temin edeceği ve nasıl dolduracağını, Intranet, vb sistemlere nasıl erişim sağlayacağını öğretir.

·        Kurumsal değerler, yetkinlikler, vb konusunda bilgi verir.

·        Önemli şirket prosedürleri hakkında bilgi paylaşır.

·    İşte geçirdiği ilk dönemlerde yalnız hissetmemesi için sık sık yanında gider. Öğle yemeklerinde ona eşlik eder. Başkalarıyla arkadaşlık kurmasına yardımcı olur.

·     Bunların yanı sıra çalışanın aklına takılan her türlü sorusunda danışacağı bir kişi olarak yanında olur.

“Onboarding” koçluğu üst seviyelerde başlayan yöneticiler için dışarıdan sağlanan koçluk hizmetini kapsar. Genellikle yöneticinin kurumda geçirdiği ilk 90 günde kuruma çabuk adapte olabilmesi için kendisine destek sağlanır. Araştırmalar üst düzey yöneticilerin %40’ının işe başladıkları ilk 18 ayda istenen başarıya ulaşamadıklarını göstermektedir. Onboarding koçluğu ile amaçlanan şey; yöneticinin yeni kurumunun kültürüne, insan yönetimi prensiplerine ve değerlerine uyum sağlayarak hızlıca kendisinden beklenen yüksek performansı göstermesidir. 

Asli sorumluk yöneticidedir demiştik. İşe başlayan kişi ister yeni mezun olsun isterse üst düzey bir yönetici; ilk amir sadece oryantasyon sürecinin değil, çalışanın tüm gelişim sürecinin sahibidir. Bu sorumluluk neleri kapsar: 

•          Çalışanın görev tanımını ve kendisinden beklenen performansı açıklamak

•          Hedeflerini vermek

•          Eğitmek, koçluk ve mentorluk yapmak

•          Görev verip ilerleyişini takip ederek geri bildirimde bulunmak

•          Çalışanların soru sormalarını teşvik etmek

•          Güçlü yönlerini keşfetmelerini sağlamak

•          Çalışanları sorularla düşündürüp çözüm önerileri istemek

•          Önerileri yapıcı olarak değerlendirip desteklemek

•          Güvene dayalı ilişki kurup kurum içindeki kariyer beklentilerini doğru yönetmek

Kurumlar işe alım süreçlerine hem çok uzun zaman hem de maddi kaynaklar aktarmaktadırlar. Doğru çalışanları işe aldıktan sonra onları kaybetmemek ve kurumlarına gönülden bağlı çalışanlar haline getirmenin ilk adımı doğru oryantasyon uygulamalarını hayata geçirmekle sağlanır.

                                                                                     Demet Uyar